Comment s'assurer de bien démarrer un projet ?
Attention au faux départ !
La façon dont vous lancer un projet peut déterminer la réussite ou l’échec du projet.
De nombreuses erreurs peuvent être commises lors du démarrage du projet et vous mener droit à l’échec.
Voici 7 erreurs à éviter au démarrage de votre projet :
- Ne pas avoir défini d’objectifs clairs (SMART) et partagés par les parties prenantes
- Décrire un périmètre ambigu et incomplet
- Ne pas lister les livrables attendus
- Ne pas avoir choisi l’approche de développement du projet
- Ne pas avoir identifié toutes les parties prenantes
- Ne pas avoir validé le budget
- Ne pas avoir fait d’analyse de risques préliminaire
Comment assurer la réussite de votre projet dès le début ?
Pour lancer un projet, il y a une liste de points à vérifier, un peu comme un pilote d’avion qui réalise sa checklist avant le départ. Ces points sont répertoriés dans ce qui peut être appelé « la charte du projet ».
Voici 10 étapes pour mettre votre projet sur les bons rails et vous lancer sereinement :
- Présenter le contexte et le besoin
- Identifier les parties prenantes du projet
- Définir et partager les objectifs SMART
- Clarifier le périmètre et les contraintes du projet
- Lister les livrables attendus
- Choisir l’approche de réalisation (waterfall, agile, hybride)
- Planifier les principaux jalons
- Rappeler le budget et l’échéancier de facturation
- Identifier les principaux risques
- Définir la charte de communication
1. Présenter le contexte et le besoin
La situation à éviter :
« Chef de projet : bonjour, nous avons fini de fabriquer votre nouveau vélo digital, nous l’avons parfaitement adapté à votre morphologie.
-Client : c’est bien, mais le vélo doit servir à tous mes collaborateurs du bureau pour déposer nos produits.
-Chef de projet : ah, c’est pour faire des livraisons, je ne savais pas que plusieurs personnes allaient s’en servir.
-Client : je ne suis pas satisfait. »
La première chose à faire lorsque vous démarrer un projet est de présenter dans quel contexte ce projet à lieu ainsi que le besoin fondamental pour lequel il doit se réaliser.
Une technique intéressante à utiliser est le QQOQCCP :
- Quoi ?
- Qui ?
- Où ?
- Quand ?
- Comment ?
- Combien ?
- Pourquoi ?
Une réponse exhaustive à ces questions permet d’obtenir un très bon état de la situation et une meilleure compréhension sur la nature du projet.
2. Identifier les parties prenantes du projet
La situation à éviter :
« Chef de projet : l’application pour votre atelier est finalisée et disponible sur les tablettes que nous venons de vous livrer.
Responsable de l’atelier : bonjour, je suis le responsable de l’atelier, nous n’autorisons pas les équipes de cet atelier à utiliser des tablettes.
Chef de projet : mais, notre application ne fonctionne que sur des tablettes, nous allons devoir tout reconfigurer, je n’avais pas identifié votre exigence.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Les parties prenantes concernent toutes les personnes ou organismes susceptibles d’impacter votre projet de façon directe ou indirecte.
En effet, chaque partie prenante exercera une influence plus ou moins importante sur la réalisation du projet avec pour chacune des exigences à satisfaire.
Voici quelques exemples de parties prenantes :
- le client : en général, c’est celui qui paye le projet.
- le sponsor : il représente en général la direction exécutive du projet.
- l’équipe projet : groupe de personnes qui vont réaliser les tâches du projet.
- le responsable IT : la ou les personnes qui vont déterminer les contraintes informatiques à respecter.
- les utilisateurs : groupe de personnes qui vont utiliser ou bénéficier du rendu du projet.
- Le fournisseur matériel : les entités responsables de livrer du matériel nécessaire à la réalisation.
- Le comité régional : entité qui peut participer au financement du projet
- et bien d’autres…
Il est important de bien identifier toutes les parties prenantes dès le début du projet afin de ne pas passer à côté d’une exigence qui remettrait en cause la réussite du projet.
3. Partager les objectifs à atteindre
La situation à éviter :
« Chef de projet : nous avons tenu l’objectif de vous livrer votre équipement intelligent qui augmentera votre productivité.
Client : oui mais, j’avais en tête qu’il améliore ma productivité de minimum 25% sur mon activité d’emballage et ce, avant mes concurrents.
Chef de projet : ah… Je n’avais pas la même information en tête…
Client : Je ne suis pas satisfait. »
Les objectifs vont définir votre cap à tenir pour garantir le succès du projet. Il est donc important de les partager avec toutes les parties prenantes et de les lister de la façon la plus claire possible. On parle souvent d’objectif « SMART » :
- Spécifique : éviter les banalités ou les généralités, votre objectif doit être précis et spécifique à votre projet.
- Mesurable : vous devez être capable d’évaluer la réussite ou l’échec du projet basé sur des données objectives (nombre, pourcentage, date ou autre donnée pertinente).
- Atteignable : assurer vous que votre objectif est réalisable avec l’ensemble des moyens et ressources à votre disposition.
- Réaliste : restez raisonnable sur ce qui est vraiment atteignable. Un objectif peut être atteignable mais irréaliste. (gravir le Mont-blanc sans entrainement est possible, mais est ce vraiment réaliste ?)
- Temporel : un projet à un début et une fin sans quoi il s’éterniserait. Il est donc nécessaire de donner une limite de temps ou une date à la réalisation de votre objectif.
Exemple : développer mon site web sur le management de projet (spécifique) avec 10 nouveaux articles (mesurable) d’ici juillet 2024 (temporel) à raison de 1 nouvel article par mois (atteignable) sur la plateforme wordpress (réaliste).
4. Clarifier le périmètre et les contraintes du projet
La situation à éviter :
« Chef de projet : votre maison est construite, vous pouvez vous installer.
Client : oui mais, je ne peux pas rouler avec ma voiture pour accéder à l’entrée, pourquoi n’avez-vous pas refais la route ?
Chef de projet : ah… Ce n’était pas inclus dans mon périmètre, c’est à la voirie de la faire.
Responsable de la voirie : ah bon ? je ne suis pas d’accord c’était à vous de le faire.
Chef de projet : non, ce n’est pas clair dans le périmètre du projet je pense que c’est bien à vous.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Le périmètre représente le cadre de l’ensemble de la valeur à délivrer au travers des différents livrables du projet (fonctionnalités, documents, licences, matériels, services…). Il est important d’éclaircir ce qui est inclus dans ce cadre et ce qui n’est pas inclus.
Le périmètre en début de projet doit rester « haut niveau », en se basant sur les premières hypothèses ainsi que les contraintes auxquelles le projet doit se soumettre.
Le but est de lever le maximum d’ambiguïté afin d’éviter les conflits liés au périmètre durant le projet.
5. Lister les livrables attendus
La situation à éviter :
« Chef de projet : voilà votre nouvelle application que vous pouvez utiliser.
Client : oui merci. Pouvez-vous me donnez votre manuel d’utilisation ?
Chef de projet : ah… Nous n’avions pas prévu de livrer un manuel d’utilisation.
Client : comment ça ? Cela parait logique de donner un manuel utilisateur ?
Chef de projet : nous ne pensions pas que cela devait être livré.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Les livrables correspondent à ce qui est à produire. Chaque livrable doit respecter des exigences selon le périmètre qui est défini.
Le projet est terminé une fois que tous les livrables sont rendus. Le projet est ensuite accepté si tous les livrables respectent les exigences et les critères d’acceptation associés.
Lister l’ensemble des livrables vous permet de vous assurer que l’équipe projet pourra les prendre en compte durant la réalisation du projet. Cela vous assure aussi que le client est bien au fait de ce qui va être livré.
Les livrables peuvent se manifester de différentes façons :
- Des documents
- Du matériel
- Des licences informatiques
- Une formation
- Une prestation de services
6. Choisir l'approche de réalisation (Waterfall, Agile, Hybride)
La situation à éviter :
« Client : êtes-vous prêt pour la présentation des premières fonctionnalités de l’application ?
Chef de projet : nous n’avons pourtant pas encore validé la phase de design de l’ensemble des fonctionnalités ?
Client : nous souhaitons voir les fonctionnalités au fur et à mesure pour affiner notre besoin.
Client : nous avons besoin de valider d’abord tout le design avant de développer et de vous livrer toutes les fonctionnalités d’un coup.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Le choix de l’approche de réalisation va impacter la manière dont vous allez livrer et communiquer avec votre client.
L’approche Waterfall (prédictive) va vous demander de planifier à l’avance et de valider chaque phase avant de lancer la suivante. Le client ne voit le résultat des livrables qu’à la fin du projet. Les approches agiles ou hybrides délivrent quant à elles, des fonctionnalités de façon incrémentale et itérative. Cela demande au client d’être plus présent pour donner un feedback fonctionnalité après fonctionnalité.
Choisir et expliquer votre stratégie de développement dès le début permet au client et à votre équipe de s’organiser et de se former en conséquence pour assurer la livraison des livrables du projet.
7. Planifier les principaux jalons
La situation à éviter :
« Client : nous n’avons toujours pas reçu de candidats pour notre campagne de recrutement ?
Chef de projet : oui, il faut d’abord que nous validions ensemble les critères de sélection avant de vous présenter les candidats.
Client : nous allons être en retard dans notre campagne, il nous faut les candidats avant le 15 décembre.
Chef de projet : nous ne savions pas qu’il y avait un jalon le 15 décembre.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Les jalons d’un projet permettent de définir un point de rendez-vous, une « deadline » ou une étape intermédiaire à atteindre à une date donnée.
L’ensemble des jalons définis au début du projet permettent aussi de cadrer votre planning qui sera élaboré plus en détail lors de la planification du projet.
Partager la « timeline » de vos jalons permet de s’assurer que les dates sont bien en accord avec les besoins du client et qu’elles respect les contraintes de délai.
8. Rappeler le budget et l'échéancier de facturation
La situation à éviter :
« Client : quelle est cette facture que nous avons reçue alors que le projet n’est pas terminé ?
Chef de projet : nous vous facturons le temps passé de l’équipe chaque mois.
Client : nous n’avons pas prévu d’être facturés tous les mois sur ce budget « temps passé » ?.
Chef de projet : c’est pourtant notre façon de faire avec tous nos clients, le coût de main d’oeuvre est une partie du budget que nous facturons tous les mois.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Le budget est souvent le nerf de la guerre. Il doit absolument être clair et partagé entre vous et le client. De plus la manière dont le budget est réparti entre les différents coûts, ainsi que la manière dont celui-ci va être facturé, doit être explicitement communiqué au client dès le début du projet.
Le budget est souvent réparti en fonctions des coûts directs ou indirects qui vont être imputés au projet, par exemple :
- Coûts de main d’œuvre : il s’agit du temps passé à réaliser les tâches du projet par les membres de l’équipe. Chaque ressource possède un tarif horaire ou journalier en fonction de son rôle.
- Coûts liés aux achats : ces coûts correspondent aux achats de matériels ou de licences informatiques ou autres produits à destination du client.
- Coûts liés à des prestations externes (sous-traitance) : une partie de votre budget peut être allouée à de la sous-traitance pour réaliser certaines tâches du projet.
- Coûts liés aux frais réels : si vous êtes amené à vous déplacer dans le cadre du projet, il est important de prévoir un peu de budget pour les déplacements, comme par exemple, les hôtels, le carburant, la restauration…
- Coûts liés aux charges (coûts indirects) : il est possible que pour votre projet, vous deviez louer des locaux ou tout ce qui est nécessaire pour pouvoir réaliser les activités du projet. (loyer, électricité, abonnements, fournitures…).
9. Identifier les principaux risques
La situation à éviter :
Chef de projet : nous ne pourrons pas livrer le matériel dans les temps. Le délai de livraison est plus long que prévu à cause à la pénurie de composants informatiques.
Client : c’était prévisible pourquoi n’avez-vous pas commandé le matériel plus tôt ?
Chef de projet : nous n’avons pas anticipé ce risque.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Même si une analyse de risque plus détaillée sera à effectuer durant la phase de planification du projet, il est important d’identifier au plus tôt les risques majeurs qui peuvent être anticipés dès le début. Les risques majeurs sont ceux qui peuvent avoir un impact significatif sur la qualité de votre projet, le délai ou encore le budget.
Les identifier tôt permet de pouvoir les anticiper en mettant un plan d’action.
En début de projet, ces risques sont variés, mais on retrouve souvent des risques liés à :
- Un grand nombre de parties prenantes dont les livraisons sont interdépendantes
- Une nouvelle technologie qui n’est pas maitrisée
- Des risques liés au délai d’approvisionnement
- Des demandes d’autorisation
- Un effectif réduit
- Autre
10. Définir la charte de communication
La situation à éviter :
Client : je n’ai pas reçu votre document de spécifications.
Chef de projet : je vous l’ai envoyé par mail il me semble ou alors par teams.
Client : je ne le retrouve pas.
Chef de projet : c’est peut-être notre responsable technique qui l’a envoyé dans le sharepoint.
Client : il m’avait envoyé un SMS, mais je ne le retrouve plus, je suis perdu avec tous ces canaux différents.
Client : je ne suis pas satisfait. »
Avec tous les moyens de communication et de stockage d’aujourd’hui, les informations peuvent se perdre ou se multiplier inutilement. Prenez le temps de définir des bonnes pratiques en termes de communication.
Définissez les canaux de communication à utiliser, par qui, et dans quel but.
Par exemple, nommer un contact privilégié pour communiquer avec le client (souvent le chef de projet)
Créer un espace de stockage partagé comme sharepoint ou un drive en fonction des contraintes que vous avez.
Utiliser les mails pour les informations officielles et formelles qui permettent de tracer l’information. Utilisez en revanche un outil de discussion instantanée pour les informations et les demandes informelles du quotidien.
Conclusion
Bien démarrer votre projet en clarifiant quelques étapes clés avec toutes les parties prenantes, vous permettra de gagner en sérénité sur la réussite du projet et vous donnera un meilleur contrôle sur la gestion de votre projet.
Noter que si votre projet dérape, n’hésitez pas à re-clarifier toutes ces étapes pour repartir sur de bonnes bases !
