Comment créer un super planning de projet ?
Pourquoi faire un planning solide ?
Le planning est sûrement l’un des instruments le plus utilisé dans la gestion de projet. L’élaboration du planning projet est centrale dans la structuration et la planification des projets.
Le but principal du planning est de présenter de façon organisée, la répartition de l’ensemble des activités à réaliser dans le temps. Il permet ensuite au chef de projet de suivre l’évolution de ces activités ou de ces tâches, afin de vérifier si le projet prend du retard ou non.
Un planning peut être plus ou moins détaillé, et être présenté selon différentes formes en fonction de l’approche du projet choisie (prédictive, agile ou hybride). Il peut s’agir par exemple d’un simple jalonnement à une roadmap d’itération (approche agile) ou encore sous forme de Gantt détaillé (approche prédictive).
L’important est que le planning soit cohérent et réaliste, afin de permettre à l’ensemble des parties prenantes du projet de s’organiser pour délivrer ou réceptionner sereinement les livrables du projet.
Quand faire un planning ?
Le planning d’un projet évolue au fur et à mesure de son cycle de vie. Un planning haut niveau est souvent initié au démarrage du projet puis détaillé lors de la phase de planification du projet.
Dans les premières phases du projet, l’incertitude sur les estimations est plus importante. C’est pourquoi le planning évolue et se précise au fur et à mesure que le projet se rapproche de son terme.
Quelles sont les étapes pour réaliser un planning ?
Ces étapes se concentrent plus particulièrement sur l’élaboration d’un planning de type Gantt très utilisé dans les approches classiques prédictives.
- Définir les activités à réaliser
- Séquencer les activités
- Estimer la durée des activités
- Attribuer les ressources pour chaque activité
- Ajuster votre planning à l’aide d’un logiciel dédié
1. Définir les activités à réaliser
La première étape à réaliser pour élaborer un planning est de commencer par définir l’ensemble des activités à réaliser pour atteindre les objectifs et les livrables du projet.
Décomposez ensuite ces activités selon les principales tâches à réaliser.
Pour cela, plusieurs techniques peuvent être utilisées comme la méthode WBS (Work Breakdown Structure). Cette méthode vous aide à structurer vos tâches en partant du plus haut niveau de granularité.
Suivant votre degré de maitrise du projet, aidez-vous des membres de votre équipe plus expérimenté afin de vous assurer que les activités définies couvrent l’ensemble du projet.
Vous obtenez donc une liste structurée et décomposée de l’ensemble des activités à réaliser sur votre projet. C’est ce qui correspond à votre périmètre du projet.
2. Séquencer les activités
Cette étape a pour but de définir l’ordre d’enchainement de toutes les activités. Pour chaque activité, il faut attribuer un ou des prédécesseurs ainsi que les types de liaison entre les tâches qui se succèdent.
Liaison fin-début (FD) : la tâches A doit être terminée pour que la tâche B commence.
Liaison fin-fin (FF) : la tâches B ne peut être terminée que si la tâche A est terminée.
Liaison début-début (DD) : la tâche B ne peut débuter que si la tâche A a commencé.
3. Estimer la durée des activités
Maintenant que vos activités sont définies et structurées, il faut estimer la durée du travail à réaliser de chaque activité.
Il est souvent difficile d’obtenir une estimation précise et fiable des différentes tâches du projet. Mais alors comment faire quand le projet n’a même pas encore démarré ?
Plusieurs techniques existent pour obtenir une estimation la plus fiable possible, comme :
- L’avis d’un expert de l’activité : l’expérience se base sur des faits réels et permet en général d’apporter une estimation plus fiable.
- L’estimation par analogie : cette technique permet de se baser sur des activités qui semblent être similaires et qui ont déjà été réalisées.
- L’estimation paramétrique : basée sur un paramètre de référence, l’estimation paramétrique multiplie cette donnée de référence par rapport au besoin afin d’en déduire la durée totale. (référence : 50 briques = 1h ; 100 briques = 2h)
- Estimation à trois points : cette estimation se base sur le calcul entre l’estimation pessimiste, l’estimation optimiste et l’estimation la plus probable : E = (Ep + Epp + Eo) / 3
4. Attribuer les ressources pour chaque activité
Pour chaque tâche, vous allez devoir attribuer la personne (ou l’équipement) qui va réaliser la tâche. On parle ici d’attribution des « ressources ».
Commencez par définir les profils de compétences nécessaires pour mener à bien chaque tâche :
- Développeur
- Architecte
- Designer
- ….
Rechercher ensuite les membres de votre équipe qui correspondent à ces types de compétences pour les attribuer à chaque tâche.
5. Ajuster le planning grâce à un logiciel de planification dédié
Maintenant que l’ensemble des activités sont définies, estimées et ordonnées, il est temps de mettre en forme le planning dans le temps avec le fameux « Diagramme de Gantt ».
Pour cela, le mieux est d’utiliser un logiciel dédié. De nombreux logiciels ou application existent aujourd’hui comme MS Project.
Rentrer l’ensemble des tâches selon le séquençage que vous avez défini avec les durées que vous avez estimées et les ressources que vous avez attribués.
Ajouter ensuite une date de début du projet et laissez le logiciel mettre en forme le planning dans le temps.
Grâce à ce type d’outil plus visuel, vous serez en mesure d’ajuster votre planning en fonction des contraintes que vous avez comme par exemple :
- L’ajustement des marges disponibles entre les tâches. Autrement dit la durée pour laquelle une tâche peut être en retard sans impacter la tâche suivante (marge libre). Ou encore la durée totale de retard pour laquelle la date de fin du projet n’est pas remise en cause (marge totale).
- L’identification du chemin critiques, c’est-à-dire, la plus longue séquence d’activités du planning sans aucune marge disponible. Le moindre retard sur une tâche du chemin critique entraine un retard sur tout le projet.
- La disponibilité des ressources qui peut impacter la durée des activités.
Ex : vous avez désigné Timothé pour réaliser la tâche A. Cette tâche A est censée prendre 16h de travail soit une durée d’environ 2j ouvrés. Mais Timothé n’est disponible qu’à 50% de son temps soit 4h par jour. Il faudra donc 4j à Timothé pour réaliser les 16h de travail prévu.
Conclusion :
Le planning reste un élément essentiel pour assurer la réussite d’un projet. De la décomposition du périmètre jusqu’à la gestion des ressources, la construction du planning synthétise votre plan et vos objectifs.
La crédibilité du planning réside dans la rigueur et dans la cohérence mise en oeuvre à chaque étape de son l’élaboration plus que dans le niveau de détail de chaque tâche.
