Comment maitriser les risques de votre projet ?
Qu'est ce qu'un risque projet ?
Un risque représente l’éventualité d’un événement plus ou moins prévisible susceptible d’avoir directement ou indirectement un impact négatif (ou positif si l’on parle d’opportunité) sur votre projet.
L‘analyse des risques est tout aussi primordiale que la planification dans une gestion de projet efficace.
Dans le cycle de vie d’un projet, la planification est une phase déterminante dans la réussite du projet. Cette phase de planification a pour but de structurer votre projet à tous les niveaux : organisation des activités, définition de l’approche de réalisation des livrables, élaboration du planning, assignations des équipiers, répartition des coûts...
Si cette phase de planification est réalisée avec rigueur et précision, alors, il n’y a plus qu’à suivre tranquillement le plan jusqu’à la fin du projet…
Et bien, désolé de vous décevoir, mais même avec la plus méticuleuse des planifications, « surprise », il y a 99% de chances, que tout ne se passe pas comme vous l’aviez prévu !
Tout au long de votre projet, vous allez rencontrer des difficultés et faire face à des événements qui vont ralentir la réalisation du projet voir remettre en cause votre capacité à le terminer selon le plan que vous aviez défini.
Un retard de livraison, un dépassement budgétaire, un non-respect du périmètre, ou encore des non-qualités, sont autant de conséquences peu sympathiques qui peuvent être d’induites par ces événements.
Tant que ces événements et qui sont pour la plupart identifiables, ne sont pas survenus, alors ils ne sont qu’hypothétiques. C’est ce qu’on appelle les « risques » projet.
Quand les identifier ?
L’idéal serait d’identifier un maximum de risques avant le lancement du projet, mais cela reste très utopique d’autant plus que les risques évoluent en fonction de l’orientation du projet et de son avancement.
La gestion des risques est un des processus de la gestion de projet qui intervient tout au long du cycle de vie du projet. Une activité qui doit être valorisée, planifiée et suivie, au même titre que les autres activités.
Etape 1 : Comment identifier les risques ?
Pour éviter toutes ces joyeusetés, il faut identifier les risques de votre projet qui remettraient en cause la tenue des objectifs.
Il existe effectivement différents types de risques, que l’on peut regrouper en plusieurs catégories :
Les risques internes : tous les événements directement liés à votre organisation projet ou à votre entreprise et qui sont susceptibles d’impacter votre projet. Ces risques sont plus facilement identifiables dès le début de projet, comme par exemple :
- des règles internes à votre entreprise
- des choix stratégiques à respecter
- le manque de ressources disponible et formées
- la motivation et l’engagement de l’équipe
- …
Les risques externes : ici, cela concerne tout ce qui est indépendant de votre organisation et qui résulte d’événements extérieurs comme une nouvelle norme, la météo, ou encore une pandémie (coucou le covid). Les risques externes sont plus difficiles à identifier et encore plus à maitriser du fait que ces événements soient très aléatoires.
Les risques techniques : liés à l’incertitude sur le périmètre, la complexité de la solution à réaliser, l’utilisation d’une nouvelle technologie. Ces risques sont identifiables par des experts techniques expérimentés.
Les risques d’interfaces : liés au nombre de parties prenantes qui interviennent sur le projet, aux types de fournisseurs et aux éventuelles sous-traitance mandatées sur le projet. Ces risques sont plus faciles à identifier qu’à quantifier à cause de la diversité de chaque interface.
Les risques projet : liés aux conditions de départ du projet comme un budget serré, une deadline critique ou encore un périmètre trop large. Ces risques peuvent être facilement identifiables au début du projet puis en cours de projet en fonction des performances mesurées.
Etape 2 : comment les analyser ?
Après avoir identifié vos risques, il est nécessaire de les maitriser afin d’anticiper et de limiter au maximum leurs impacts sur votre projet s’ils venaient à se produire.
L’indice de criticité d’un risque correspond à son niveau d’importance en fonction 2 paramètres :
- La probabilité d’apparition :
- PA = 1 -> il est très peu probable que ce risque se produise
- PA = 2 -> il est peu probable que ce risque se produise
- PA = 3 -> il est probable que ce risque se produise
- PA = 4 -> il est très probable que ce risque se produise
- Le niveau de gravité : il est important ici de définir l’impact du risque sur le projet pour lui associer un niveau de gravité.
- G = 1 -> les conséquences si ce risque se produit sont mineures
- G = 2 -> les conséquences si ce risque se produit sont limitées
- G = 3 -> les conséquences si ce risque se produit sont graves
- G = 4 -> les conséquences si ce risque se produit sont très graves
L’indice de criticité correspondra au produit de ces deux composantes. Plus cet indice est élevé, plus le risque est important.
Votre analyse de risque est à ce stade clairement établie. Concrètement, vous avez conscience de ce qui pourrait vous tomber dessus pendant le projet et vous écarter du succès.
Etape 3 : comment les traiter ?
Il existe plusieurs stratégies pour traiter vos risques :
- Accepter : vous surveillez ce risque, mais vous n’envisagez pas d’actions particulières.
- Réduire (mitiger) : vous mettez en place des actions ciblée afin de limiter son impact.
- Transférer : vous transférez la responsabilité de ce risque à une entité tierce. (comme des assurances par exemple).
- Eviter : vous mettez en place des actions afin d’éliminer complètement ce risque.
La décision quant à la stratégie à mettre place sur chaque risque dépendra de votre niveau d’appétence au risque vs l’effort pour réduire ce risque. Ce qui est acceptable pour vous ne le sera peut-être pas pour un autre chef de projet.
Etape 4 : comment les suivre ?
Comme expliqué au début de cet article, les risques évoluent au cours du projet. De nouveaux risques peuvent survenir, les impacts des risques déjà identifiés peuvent aussi fluctuer et la stratégie mise en place sur chaque risque peut s’avérer inefficace.
Le suivi des risques doit faire partie intégrante de votre gestion de projet. réservez-vous une section dédiée aux risques lors de votre suivi périodique.
4. Conclusion
L’analyse de risque doit faire partie intégrante de votre gestion de projet. Bien que le risque zéro n’existe pas, c’est en mettant en place une vraie maîtrise des risques que vous serez en capacité d’anticiper les dérives et de réagir plus rapidement.
Les responsabilités du chef de projet sont importantes et la maitrise des risques vous permets aussi de réduire la pression et de renforcer votre confiance pour atteindre la réussite du projet.
