Comment bien gérer le budget d'un projet ?
Qu'est ce qu'un budget ?
Souvent surnommé le « nerf de la guerre », le budget correspond à une somme d’argent qui vous est allouée (ou que vous avez alloué) pour la réalisation d’un projet. Cette somme peut être fixe ou variable en fonction des contraintes que vous avez.
Le budget vous permet de payer pour les coûts liés à la réalisation du projet. Si la somme des coûts du projet dépasse le montant du budget, alors vous êtes en dépassement budgétaire (ce qui n’est pas une bonne nouvelle…). Le dépassement du budget peut entrainer une perte de rentabilité, ou encore un arrêt du projet si rien n’est fait.
C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de bien gérer son budget afin d’aller au bout du projet et d’atteindre les objectifs fixés.
Comment estime-t-on un budget ?
Pour bien gérer un budget, il faut commencer par bien l’estimer.
L’estimation du budget d’un projet intervient le plus souvent avant le début de celui-ci, pour prévoir la demande de financement, libérer les fonds ou établir une offre budgétaire pour la réalisation du projet.
L’estimation d’un budget doit être juste, précise et fiable.
Pour pouvoir estimer le budget, il est nécessaire de définir l’ensemble des activités à réaliser en restant haut niveau en fonction des informations que vous avez sans avoir démarré le projet.
Pour chaque activité, il va falloir estimer les coûts de réalisation associés :
- le coût de main d’oeuvre (temps de réalisation x tarif horaire ou journalier)
- le coût des achats (matériels, licences…)
- les frais à engager pour les éventuels déplacements
- les besoins en sous-traitance ou autres prestations
- Les frais de fonctionnement (énergie, fournitures, locaux…). Ces coûts sont indirects et appliqués à l’ensemble du budget.
Évidemment, ces estimations ne font pas à une simple intuition, notamment pour le coût de main d’oeuvre. En effet, il existe différentes méthodes :
- Estimation paramétrique : basée sur l’utilisation d’un paramètre de référence. (Ex : 100 mètres d’autoroute coûte 10 000 € donc 1 km coûte 100 000 €).
- Estimation par analogie : basée sur des activités ou projets similaires qui ont déjà été réalisés. (ex : le développement d’un voilier de 10m en carbone avait coûté 300 000 €, alors pour un autre projet équivalent à isopérimètre le budget serait de 300 000 €).
- Le jugement à dire d’expert : basée sur le savoir et l’expertise d’une ou des personnes qualifiées dans leur domaine par leur expérience ou leurs connaissances (ex : un expert en langage python sera capable de vous estimer le temps nécessaire).
- L’estimation triangulaire : basée sur une moyenne des estimations pessimistes, optimistes et probables (E = (Ep(pessimiste) + Epp(probable) + Eo (optimiste)) / 3).
- la fourchette : liée aux précédentes, cette méthode permet de rajouter un intervalle de confiance. (Ex : estimation de 100 000 € +/- 20%).
Il est conseillé de rajouter à votre estimation des aléas ainsi qu’une part de contingence.
les aléas sont une somme que l’on rajoute au budget pour couvrir une incertitude identifiée. (Ex : incertitude sur une potentielle forte augmentation du prix des matières premières)
La contingence est une part que l’on peut ajouter au budget pour couvrir les imprévus. (Ex : une pandémie mondiale…Un sacré imprévu de 2019).
Comment suivre le budget ?
1. Créer une référence budgétaire
Pour suivre le budget efficacement, il faut créer une référence budgétaire (une baseline pour les intimes). Plus concrètement, il s’agit de calculer l’écoulement estimé du budget du début à la fin du projet :
C’est grâce à cette référence que vous pourrez comparer le budget actuellement consommé à un certain moment du projet, avec ce que vous aviez prévu d’avoir consommé (la référence) à ce même moment.
Pour calculer l’écoulement, la plupart des outils de gestion de projet comme MS Project par exemple, le feront pour vous.
Vous pouvez aussi le faire manuellement sur Excel :
Écoulement linéaire (moins précis mais plus facile à calculer) : Budget Total / Nombre de semaines (ou de mois, années peu importe…)
Écoulement au jalon (un peu plus précis mais moins facile à suivre périodiquement) :
- Jalon 1 : par exemple vous prévoyez d’avoir consommé 20% du budget total
- Jalon 2 : par exemple vous prévoyez d’avoir consommé 50% du budget total
- Jalon 3 : par exemple vous prévoyez d’avoir consommé 90% du budget total
- Jalon 4 : par exemple vous prévoyez d’avoir consommé 100% du budget total
Écoulement en S basé sur le cycle de vie du projet (bien plus précis, plus facile à suivre au quotidien, mais plus difficile à calculer manuellement) :
- Phase d’initialisation : le projet démarre juste, la charge de travail n’est pas encore trop importante donc, il y a peu, de ressource engagée -> écoulement budgétaire lent.
- Phase de planification : la charge de travail augment légèrement avec encore peu de ressource engagée -> écoulement budgétaire en légère augmentation.
- Phase d’exécution et contrôle : la charge de travail augmente de façon exponentielle, l’ensemble des ressources intègre le projet au fur et à mesure que le projet progresse -> écoulement budgétaire exponentiel (ou forte augmentation).
- Phase de clôture : le projet se termine, il n’y a plus que quelques activités, la plupart des ressources n’interviennent plus dans le projet -> écoulement budgétaire fortement ralenti.
2. Collecter les coûts tout au long du projet
Collecter les coûts au fur et à mesure, vous assurera de rien oublier et d’éviter de vous perdre dans ce que vous avez dépensé.
Pour cela, il est important de remonter rigoureusement les coûts de façon régulière (hebdomadaire, mensuel, ou encore à chaque jalon).
Pour un meilleur suivi, renseignez les coûts selon les mêmes catégories que lors de l’estimation du budget :
3. Construiser vos indicateurs de suivi budgétaire
Les indicateurs vont vous permettre de vérifier si votre projet est en bonne voie pour tenir le budget le fixé, et d’agir en conséquence.
En vérité, les indicateurs sont faits pour répondre à des questions.
Vous avez 2 types d’indicateurs :
1. Les indicateurs qui vous donnent l’état de la situation de votre budget à un moment T.
Exemple :
Est-ce que mes dépenses suivent ce qui était prévu ?
Indicateur d’avancement budgétaire : Consommé vs Référence
Est-ce que la réalisation coûte plus cher que prévu ?
Écart de coût (Cost Variance) : Avancement du projet – Budget consommé
2. Les indicateurs qui vous prédisent une tendance sur la façon dont peut évoluer votre budget dans le future.
Exemple :
À combien est estimé le budget de projet une fois terminé s’il continue comme ça ?
Variance à terminaison (VAC) : Prédiction de l’évolution des coûts à terminaison du projet. Cet indicateur est un peu plus complexe, il est basé sur une analyse de la valeur acquise (EVM), un prochain article sera dédié à cet indicateur très pratique dans la gestion des coûts.
VAC = Budget du projet – (Coût Actuel + Estimé pour terminer le projet)
4. Ajuster les écarts
Tous ces indicateurs vont mettre en lumière les potentiels écarts entre votre budget initial et ce que vous consommez.
Il en revient ensuite à vous de trouver des solutions et d’ajuster votre projet pour réduire ces écarts et tenir votre budget.
Au même titre que le triangle QCD (Qualité, Coût, Délai) dont nous avons parlé dans l’article sur « qu’est ce que la gestion de projet ? », si votre coût augmente, vous allez pouvoir jouer sur les facteurs qualité ou délai. Par exemple :
- Allonger les délais en retirant une ressource de l’équipe pour réduire le coût
- Retirer des fonctionnalités ou des exigences pour réduire le nombre de tâches à réaliser et ainsi diminuer le coût du projet.
Conclusion
Au même titre que le respect des exigences du projet et de la tenue des délais, le respect du budget est fondamental dans la plupart des projets.
Les écarts et les imprévus font partie des projets. C’est avec une gestion rigoureuse et méthodique que vous pourrez trouver les bonnes solutions pour garder votre projet dans le bon axe.
