Suivez votre projet avec la méthode de la valeur acquise (EVM)
1. Que signifie l'EVM ?
EVM signifie « Earned Value Management » ou plutôt « gestion de la valeur acquise ». C’est une technique de suivi de projet qui est aujourd’hui bien connue des chefs de projet expérimentés. Cette méthode est axée sur deux points essentiels :
- Mesurer la performance du projet en comparant l’avancement du projet correspondant à la valeur créée par rapport au coût de sa réalisation à un instant T.
- Établir une projection de la performance future du projet à partir des performances passées.
2. Pourquoi mesurer la performance du projet ?
Tout d’abord, la performance d’un projet n’est autre que la capacité de l’équipe projet à délivrer de la valeur dans un délai et un coût qui soit le plus efficient possible.
En début de projet (parfois même en avant-projet) il a été défini : un budget, un planning et un périmètre pour atteindre les objectifs du projet et livrer les livrables.
Une dérive sur un de ces trois points précédents peut mettre en danger votre capacité à respecter les engagements du projet.
Rappelez-vous le fameux triangle Qualité Coût Délai (QCD) expliqué dans l’article « Qu’est ce que la gestion de projet ? ». Ces 3 composantes sont inter-dépendantes, par exemple :
- Si vos délais augmentent, votre coût peut lui aussi augmenter et impacter le budget du projet.
- Si le périmètre évolue, cela peut modifier vos délais et par conséquent impacter le planning du projet.
- Si votre coût augmente cela peut diminuer le périmètre qui peut être réalisé
Il est donc nécessaire de vérifier l’évolution de ces 3 composantes tout au long du projet afin de s’assurer que les livrables et les objectifs du projet sont toujours atteignables.
C’est grâce à la mesure de la performance de votre projet que vous pouvez vérifier cette évolution.
Il existe aujourd’hui une multitude de méthodes et d’indicateurs (KPI) pour mesurer cette performance : l’EVM (celui qui nous intéresse) mais il existe aussi les diagrammes d’avancement/d’achèvement ou encore le burndown-chart très utilisé dans la méthode scrum.
3. Les avantages de l'EVM
L’utilisation de la méthode de gestion de la valeur acquise vous permet de faire le lien entre votre planning et le coût du projet afin d’en déduire une performance globale du projet sur un périmètre défini.
Comme expliqué plus tôt dans cet article, le délai, le coût et le périmètre d’un projet sont interdépendants. Il faut donc les regarder et les suivre ensemble.
Un projet qui est en retard peut être expliqué par des dépenses plus faibles que prévue ou bien, un projet qui dépense trop peut être expliqué par un ajout de périmètre.
L’analyse EVM vous donne une visualisation graphique et directe entre les 2 premières composantes : délai et coût à partir d’un périmètre fixe.
4. Description du fonctionnement de l'EVM
4.1. Quelles sont les bases pour comprendre l'EVM ?
- La courbe bleue montre l’évolution de l’avancement du travail planifié tout au long du projet (Valeur Planifiée PV). Cette courbe est définie au début du projet et n’est modifiée qu’en cas d’évolution du périmètre projet. Elle peut être exprimée en % ou en valeur monétaire €.
Exemple : pour la construction d’une route de 100 mètres, il est prévu de faire 5 mètres par jour, soit 20 jours de travail planifiés. 1 mètre coûte 100 € à réaliser (matériaux + main d’oeuvre), donc au 5ème jour, l’avancement planifié est de 25 mètres soit PV = 25 % ou 2 500 €.
- La courbe verte correspond à l’évolution de l’avancement réel du projet (Valeur Acquise EV). La valeur acquise est mise à jour périodiquement tout au long du projet. Elle peut être exprimée en % ou en valeur monétaire €.
Exemple : lors du 5ème de réalisation du projet de construction de cette route, il n’a réellement été réalisé que 20 mètres, soit une EV = 20% ou 2 000 €.
- La courbe rouge montre l’évolution du budget consommé (Coût Actuel AC) qui correspond aux dépenses réelle engagées pour réaliser les tâches du projet. Le coût actuel est mis à jour selon la même périodicité que la valeur acquise. Il peut être exprimé en % ou en valeur monétaire €.
Exemple : lors du 5ème jour de construction de la route, il a fallu refaire les 10 derniers mètres sur les 20 mètres réalisés et donc dépenser 1000 € supplémentaires. Le coût réel du projet au 5ème jour est donc de AC = (2000 € + 1000 €) = 3000 €
4.2. Comment faire une première l'analyse EVM ?
Est-ce que mon projet tient les délais ?
Si à l’instant T, la valeur acquise (EV) est supérieure à la valeur planifiée (PV) alors le projet est en avance par rapport aux délais et si elle est inférieure alors le projet est en retard et risque d’impacter les délais du projet.
Exemple du projet de construction de la route :
- au jour 5, la valeur acquise (EV) est inférieure à la valeur planifiée (PV) ce qui signifie que l’avancement du projet est en retard par rapport à ce qui était prévu.
- au jour 10, la valeur acquise (EV) est supérieure à la valeur planifiée (PV) ce qui signifie que l’avancement du projet est en avance par rapport à ce qui était prévu.
Est-ce que mon projet tient les coûts ?
Si à l’instant T, la valeur acquise (EV) est inférieur à la valeur du coût du projet (AC) alors le projet est en sur-coût. Autrement dit l’avancement des tâches demande un effort financier plus important et risque d’impacter votre budget et inversement.
Exemple du projet de construction de la route :
- au jour 5, la valeur acquise (EV) est inférieure à la valeur du coût actuel projet (AC) ce qui signifie que la réalisation des tâches demande plus d’efforts financiers.
- au jour 10, la valeur acquise (EV) est supérieure à la valeur du coût projet (AC) ce qui signifie que l’avancement des tâches demande moins d’efforts financiers pour les réaliser.
5. Mise en place de l'EVM
5.1. Créer la référence PV du projet (courbe bleue)
Pour créer la courbe de référence du projet (planned value PV), vous devez tout d’abord créer l’ensemble de votre planning. Pour cela, je vous invite à consulter l’article Comment créer un planning projet solide ?
Une fois le planning créé, vous pouvez exporter l’évolution de la planification sur l’ensemble du projet à l’aide d’un logiciel de gestion de projet comme MS Project ou encore directement avec Excel.
5.2. Remonter la valeur acquise EV (courbe verte)
Commencez par définir la période de suivi de l’avancement de votre projet : par exemple hebdo ou mensuel.
Remonter ensuite périodiquement l’avancement de l’ensemble des tâches (en % ou en valeur monétaire €) du projet sur la période que vous aurez choisie.
*La valeur acquise exprimée en valeur monétaire se calcule comme dans l’exemple du projet de construction de route ou en fonction du budget total du projet : EV = %avancement * budget total
Avec l’exemple du projet de construction, cela donne pour le 5ème jour : EV = 20% * 10 000 € = 2 000 €
Il suffit ensuite de mettre à jour le graphique avec la valeur acquise calculée à la période définie.
5.3. Consolider les coûts du travail réalisé AC (courbe rouge)
La réalisation des tâches à toujours un coût ou une dépense associés (main d’œuvre, achat…). Pour en savoir plus à ce sujet, je vous invite à consulter l’article Comment bien gérer un budget ?
Pour comparer l’avancement du projet avec les dépenses à l’instant T, vous devez donc consolider l’ensemble des dépenses effectuées à ce moment. Renseigner ensuite dans le graphique la somme totale des dépenses selon la même périodicité que celle de l’avancement.
Exemple : le 5ème jour de construction de la route 20 + 10 mètres de reprise ont été réalisés. En consolidant vos coûts, vous avez dépensé 1000 € d’achat de béton et 2000 € de main d’œuvre. AC = 1000 € + 2000 € = 3000 €.
6. Calculer l'état de performance du projet
6.1. Calculer l'écart de délai SV (Schedule Variance) et le taux de performance délai SPI (Schedule Performance Indicator)
Une fois que l’EVM est mise en place, la première mesure de performance du projet consiste à calculer la variance délai SV (Schedule Variance).
Cette donnée SV vous permet de savoir si votre projet avance conformément à la planification initiale ou s’il prend du retard.
La variance SV à un instant T, se calcule de cette façon :
SV = EV (valeur acquise) – PV (valeur de référence)
- Si SV < 0 alors le projet prend du retard
- Si SV > 0 alors le projet prend de l’avance
Le second indicateur délai SPI (Schedule Performance Indicator) vous donne une information supplémentaire sur votre performance ou plutôt votre capacité à réaliser le travail prévu à un moment T en comparant la valeur acquise EV à la valeur de référence PV. Le SPI, se calcul comme suit :
SPI = EV (valeur acquise) / PV (valeur de référence)
- Si SPI < 1 alors votre performance délai équivaut à (1 – SPI) % de travail réalisé en moins par rapport à la référence à l’instant T. Autrement dit, pour chaque euro dépensé vous avez accompli moins de travail que prévu
- Si SPI > 1 alors votre performance délai équivaut à (SPI-1) % de travail réalisé en plus par rapport à la référence à l’instant T. Autrement dit, pour chaque euro dépensé vous avez accompli plus de travail que prévu
Exemple : lors du 5ème jour de construction, EV = 2000 € et PV = 2500 €
- SV = 2000 € – 2500 € = – 500 € -> le projet est en retard de 5% soit 1 jour sur le planning de référence global.
- SPI = 2000€/2500€ = 0.8 soit 20% de travail accompli en moins que prévu au 5ème jour.
4. Calculer l'écart coût CV (Cost Variance) et le taux de performance coût CPI (Cost Performance Indicator)
Comme pour les délais, vous devez aussi mesurer la performance liée à la variance coût CV (Cost Variance).
Cette donnée CV vous permet de savoir si votre projet respecte les coûts estimés par rapport au travail réalisé.
La variance CV à un instant T, se calcule de cette façon :
CV = EV (valeur acquise) – AC (coût actuel)
- Si CV < 0 alors le projet est en sur-dépense
- Si CV > 0 alors le projet est en sous-dépense
Là aussi, il existe le CPI (Cost Performance Indicator) qui lui vous donne une information sur votre capacité à respecter le budget prévisionnel pour le travail réalisé à un moment T, en comparant la valeur acquise EV au coût actuel AC. Le CPI, se calcul comme suit :
CPI = EV (valeur acquise) / AC (coût actuel)
- Si CPI < 1 alors votre performance coût équivaut à (1 – CPI) % de dépenses supplémentaires engagées pour le travail réalisé à l’instant T. Autrement dit, la réalisation des tâches vous coûte plus cher que prévu.
- Si CPI > 1 alors votre performance coût équivaut à (CPI-1) % de dépenses en moins pour le travail réalisé à l’instant T. Autrement dit, la réalisation des tâches vous coûte moins cher que prévu.
Exemple : lors du 5ème jour de construction, EV = 2000 € et AC = 3000 €
- CV = 2000 € – 3000 € = – 1000 € -> le projet est en retard de 10% soit 2 jours de dépenses à rattraper sur le budget de référence global.
- CPI = 2000€/3000€ = 0.7 soit environ 30% de dépenses supplémentaires pour le travail réalisé au 5ème jour.
7. Calculer une projection de la performance
7.1 Calculer l'estimé à terminaison EAC (Estimate At Completion)
La projection de la performance est un indicateur puissant et révélateur de ce que pourrait être la santé finale du projet.
L’estimé à terminaison EAC (Estimate At Completion), vous donne une protection du coût et du délai total du projet en fonction de vos hypothèses et la variance à terminaison VAC (Variance At Complétion) vous donne l’écart final.
7.2 Projection optimiste
Hypothèse 1 (optimiste) : vous projetez que pour la suite du projet, vous allez continuer avec un taux de performance coût et délai à 100 %.
EAC(budgétaire) = AC + (BAC – EV) et EAC(planning) = PV + (BAC – EV)
Exemple à partir du 5 ème jour de construction :
EAC (budgétaire) = 3000 € + (10 000€ – 2000€) = 11 000 € soit une variance de 10% par rapport au budget initial.
EAC (planning) = 2500 € + (10 000€ – 2000€) = 10 500 € soit une variance de 5% (1 jour) par rapport au planning initial.
La projection optimiste au 5ème jour de construction vous estime que le projet se terminera avec 10% de coûts supplémentaires et 1 jour de travail supplémentaire si vous retrouvez une performance normale.
7.3 Projection pessimiste
Hypothèse 2 (pessimiste) : vous projetez que pour la suite du projet vous allez continuer avec le même taux de performance coût et délai mesurés au moment T.
EAC(budgétaire) = AC + {(BAC – EV)/CPI} et EAC(planning) = PV + {(BAC – EV)/SPI}
Exemple à partir du 5 ème jour de construction :
EAC (budgétaire) = 3000 € + {(10 000€ – 2000€)/0.7} = 14 428 € soit une variance de 44% par rapport au budget initial.
EAC (planning) = 2500 € + {(10 000€ – 2000€)/0.8} = 12 500 € soit une variance de 20% (5 jours) par rapport au planning initial.
La projection pessimiste au 5ème jour de construction vous estime que le projet se terminera avec 44% de coûts supplémentaires et 5 jours de travail supplémentaires si vous continuez avec cette performance.
Conclusion
Le management de la valeur acquise EVM apporte à votre suivi de projet des indications claires et précises sur l’état de performance du projet en combinant les coûts et les délais, 2 composantes fondamentales de la gestion de projet.
De plus, la projection qu’offrent les indicateurs de performance EVM permet au chef de projet d‘anticiper et de prendre des actions ciblées pour remettre le projet dans l’axe.
La question que nous pouvons nous poser, est de savoir comment transposer cette méthode EVM, avec des approches plus agiles ou hybrides pour lesquelles le périmètre est plus susceptible d’évoluer au cours du projet ?
