Comment faire un bon rapport de projet ?
1. Qu'est ce que le reporting ?
Le « reporting » est un anglicisme, aujourd’hui ancré dans le langage de nos bureaux qui signifie « produire des rapports ».
Le reporting consiste à présenter des données et des informations conceptualisées et structurées de manière régulière ou ponctuelle au travers d’un rapport émis dans le cadre d’une organisation, d’un projet ou d’une activité.
Le reporting est une tâche importante du chef de projet qui doit régulièrement présenter l’avancement des projets qu’il supervise aux différentes parties prenantes du projet ou à son management au travers d’indicateurs clés aussi appelés KPI (Key Performance Indicator).
Une tâche qui peut s’avérer bien plus complexe et frustrante qu’il n’y parait :
- Quelles informations et KPI doit-je mettre ?
- Comment obtenir des informations pertinentes ?
- Comment s’assurer que mon rapport soit lu ?
- À qui dois-je communiquer le rapport ?
- Quand émettre le rapport et sous quel format ?
2. Construire des rapports de projet
Pour construire un rapport avec des informations et des indicateurs (KPI) pertinents, il est important de se poser ces 4 questions :
- Dans quel but le rapport est il rédigé ?
- Pour qui le rapport est-il destiné ?
- Sous quel format communiquer les informations (KPI) ?
- À quelle fréquence le rapport doit être présenté ?
Définir le but du rapport
Afin de savoir quelles informations intégrer dans votre rapport, il est nécessaire de savoir dans quels objectifs vous souhaitez transmettre ces informations. Dans le cadre d’un rapport de projet, il y a différents objectifs possibles comme par exemple :
- Informer les destinataires du rapport, de la performance global du projet afin de prendre des actions si nécessaire
- Rappeler à l’équipe projet l’avancement des tâches en cours et du reste à faire afin qu’ils puissent organiser leur travail
- Suivre l’évolution des coûts du projet afin de vérifier si le budget est respecté
Définir le but du rapport vous permet de centrer les informations à intégrer dans le rapport en fonction de la réaction que vous souhaiter obtenir des destinataires, qu’il s’agisse d’être simplement informé ou de réagir.
Identifier les destinataires du rapport
Il est important de faire attention à qui vous allez communiquer le rapport. Bien qu’il soit recommandé d’être transparent envers l’ensemble des parties prenantes du projet, certaines informations ne sont pas utiles à tous et peuvent même s’avérer contre productives.
Par exemple, l’équipe de réalisation n’est pas forcément intéressée par le rapport financier et comptable du projet, ou inversement, rapporter l’avancement des tâches techniques du projet n’a pas non plus beaucoup d’intérêt pour le sponsor du projet.
Cibler votre audience vous permet de vous assurer de transmettre les informations pertinentes aux bonnes personnes et d’obtenir la réaction attendue.
Voici quelques exemples non-exhaustifs de rapports en fonction des destinataires :
Sponsor et direction de projet :
- Rapport de performance global du projet
- Rapport de l’évolution des coûts financier du projet
- Rapport d’occupation des ressources
Équipe projet globale :
- Rapport d’avancement du planning des grandes activités
- Rapport des prochains livrables
- Rapport d’avancement des risques et points bloquants
Équipe technique :
- Rapport d’avancement des tâches techniques
- Rapport d’état des non-qualités
- Rapport des efforts vs estimations
Etablir le format des KPI du rapport
Il existe une multitude de façons différentes de présenter des données sous forme d’indicateurs. Chaque indicateur donne une information bien précise par rapport aux données qu’il représente et il peut être interprété de manières différentes en fonction du format utilisé.
Voici quelques exemples :
- Présenter l’évolution d’une donnée en fonction du temps : le diagramme courbe est très utilisé. (exemple l’évolution des coûts tout au long du projet)
- Présenter une donnée à un instant T : un mot, un chiffre ou un symbole simple permet de comprendre immédiatement l’information. (exemple l’état d’avancement d’une tâche)
- Assurer une compréhension plus complète d’un indicateur : attention à ne pas abuser du minimalisme des indicateurs, une phrase claire et synthétique apporte un véritable complément sans mauvaise interprétation. (exemple présenter en une phrase, un point bloquant pour s’assurer de la compréhension de celui-ci)
- Comparer des données par à une cible ou une limite : les bar-charts sont efficaces lorsqu’il s’agit de donner des éléments de comparaisons (exemple comparer la charge de l’équipe par rapport à la capacité de celle-ci)
Programmer la fréquence d'émission du rapport
La fréquence à laquelle vous émettez votre rapport à son importance, car elle va influencer la pertinence des informations et des indicateurs que vous présentez.
Si vous envoyez un rapport de manière trop fréquente sur des indicateurs qui n’ont pas le temps d’évoluer significativement, vous risquez que votre auditoire perdre l’intérêt de le lire.
En revanche, si vous envoyez un rapport sur des période trop large vous risquez de perdre en réactivité.
Il vous faut donc trouver un juste-milieu entre le niveau de granularité des indicateurs que vous présentez et de la vitesse de réaction que vous souhaitez obtenir.
Par exemple, pour un gros projet de plusieurs années, il est moins pertinent de présenter l’avancement du planning général chaque jour ou chaque semaine. Il est plus judicieux de présenter cet indicateur de manière bi-hebdo ou mensuellement pour qu’il y ait une véritable évolution de l’indicateur.
D’un autre coté, pour le suivi d’un projet de développement logiciel, il est pertinent de suivre de façon quotidienne l’évolution des tâches techniques afin de garantir une forte réactivité.
3. Présenter des données fiables
Collecter les données
Votre rapport peut être très bien construit, mais si vous n’obtenez pas les données pour alimenter ces indicateurs, vous ne serez pas en mesure de le présenter.
Pour cela, il est important de définir et de standardiser vos moyens de collecter les données nécessaires à la construction du rapport.
Bien souvent, vous êtes dépendant de votre équipe technique pour vous transmettre l’information que vous souhaitez obtenir. Comme par exemple, l’avancement des tâches techniques pour mettre à jour le planning ou le temps passé sur le projet pour consolider les coûts.
Une communication claire permet de s’assurer que votre équipe mettra à jour les données demandées ainsi que des outils adaptés permettent de centraliser la saisie d’informations.
Vérifier les données
La qualité de rapport dépend de la fiabilité des données que vous présentez. Si les informations et les indicateurs du rapport ne sont pas cohérents avec la réalité alors votre auditoire perdra confiance en la véracité de votre rapport et ne le lira plus.
Prenez du recul sur les données que vous remontez et les résultats de vos indicateurs avant d’envoyer votre rapport. Vérifiez si les résultats correspondent à votre ressenti et à la réalité du terrain.
Conclusion
Construire un rapport de projet demande de la méthode et de la cohérence pour pouvoir être pertinent aux yeux de votre auditoire.
Mettre en place une bonne communication et des règles standardisées dans la remontée de données vous assurera de collecter des informations fiables au bon moment.
Bien que les chiffres parlent souvent d’eux-mêmes, il est important de toujours remettre en perspective les résultats d’un rapport afin de garantir sa fiabilité et son utilité.
