Qu'est ce que la gestion de projet ?
Une première définition...
La gestion de projet, une notion que la plupart des gens comprennent, mais sans vraiment savoir ce qui se cache derrière ce terme.
Pour bien comprendre ce qu’est la gestion de projet et ce que cela représente, il faut déjà s’intéresser à la notion de « projet ».
Bien souvent, avoir des projets dans la vie nous permet de savoir où nous allons sur une période donnée, avec en-tête un objectif à accomplir même si le chemin à prendre peut rester flou. C’est la raison pour laquelle je définirais un projet comme une aventure, une direction que l’on se donne dans un temps défini afin d’obtenir un résultat. Cela peut être par exemple : obtenir un diplôme, créer un site web, acheter une maison ou encore pour les plus courageux faire un marathon.
La gestion de projet représente quant à elle, votre meilleur outil pour aller au bout de votre projet selon les objectifs que vous vous êtes fixés. Plus concrètement, le management de projet correspond à l’application d’un ensemble de compétences, de processus et de méthodes, permettant d’atteindre seul ou en équipe, les objectifs qui ont été fixés sur le projet.
Quel est l'enjeu de la gestion projet ?
La gestion de projet (ou management de projet) plus qu’une activité, c’est avant tout une discipline indispensable dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Un véritable métier pratiqué par les chef(fe)s de projets et qui demande aussi bien des compétences techniques que relationnelles.
Aujourd’hui prés d’une entreprise sur deux fait de la gestion de projet une activité indispensable à son organisation et 9 sur 10 d’entre elles, ont au moins une personne dédiée au management de projet.
Bien que cette discipline prend de plus en plus d’ampleur dans le monde de l’entreprise, elle est aussi très présente dans nos vies quotidiennes. En effet, nous utilisons tous la gestion de projet sans vraiment le savoir. Par exemple, lorsque vous préparez un projet immobilier, ou une compétition sportive ou encore lorsque vous organisez vos vacances au soleil. Dans chacun de ces exemples non-exhaustifs, vous devez gérer un délai et un coût pour atteindre un certain niveau d’exigence.
Et bien l’enjeu de la gestion de projet porte sur le compromis entre ces 3 leviers. C’est le fameux triangle QCD (Qualité, Coût, Délai). Si l’on veut augmenter la qualité ou le périmètre du projet, cela peut coûter plus cher ou prendre plus de temps. En revanche, si l’on veut faire des économies, il faudra très certainement baisser le niveau de qualité ou le nombre de fonctionnalités ou encore rallonger les délais.
Comment cela s'applique ?
Si l’on regarde plus concrètement maintenant, la gestion d’un projet va se décomposer principalement en 5 grandes phases correspondant à ce que l’on peut appeler le cycle de vie d’un projet :
- Initialisation
- Planification
- Exécution
- Contrôle et suivi
- Clôture
1 – L’initialisation du projet :
Cette phase peut être précédée d’une phase dite « d’avant-projet » dans laquelle une analyse de rentabilité et de faisabilité peut être effectuée afin d’autoriser le démarrage du projet.
L’initialisation permet de clarifier le cadre de votre projet :
- Dans quel contexte ce projet intervient ?
- Quelles sont les parties prenantes de ce projet ?
- Quel est le besoin pour lequel ce projet existe ?
- Quels sont les objectifs à atteindre ?
- Quel est le périmètre du projet ?
- Quels sont les livrables attendus ?
- Quand sont planifiés les différents jalons ?
- Quelles sont les contraintes applicables au projet (réglementation, cybersécurité, confidentialité…)
- Quel est le budget estimé ou contractualisé ?
2 – La planification du projet :
Dans cette activité, souvent négligée, mais ô combien importante, car elle sera la base de la réussite de votre projet. Cette partie est, en effet, dédiée à la structuration de votre projet qui sera votre plan d’action pour délivrer les différents livrables du projet. Cette planification se prépare selon différents points :
- Choisir de l’approche de réalisation : ce qui correspond à votre stratégie de réalisation (approche prédictive, adaptative ou hybride).
- Définir la liste des activités à réaliser : hiérarchiser et prioriser les tâches à effectuer.
- Attribuer les membres de votre équipe : « qui fait quoi ? »
- Créer le planning détaillé du projet : le fameux GANTT pour les méthodes classiques qui n’est autre qu’un planning visuel répartie dans le temps.
- Analyser les risques et opportunités : qu’est-ce qui peut contrecarrer le plan initial ou au contraire le favoriser ?
- Répartir des coûts : main d’oeuvre, matériel, licences, sous traitance, frais de mission…
3 – La réalisation :
Cette 3ème phase dans laquelle le plan préalablement défini est appliqué, les tâches du projet s’exécutent. Il est essentiel dans cette phase de garder la motivation de l’équipe ainsi que la communication entre toutes les parties prenantes afin de maintenir le cap de projet.
4 – Contrôle et suivi :
Pour vous assurer que votre projet avance dans la bonne direction, il sera important de contrôler l’avancement du projet en élaborant et des indicateurs (KPI) fiables sur les points clés comme par exemple :
- Quel est l’avancement des tâches du projet ?
- Y a-t-il du retard sur le planning prévu ?
- Est-ce que les coûts dépassent le budget ?
- Quel est le taux de non qualité des livrables ?
- Quel est le niveau de motivation de l’équipe ?
- etc…
Ces indicateurs associés à une analyse objective, permettent de prendre les bonnes actions correctives et de vous adapter aux changements qui peuvent survenir durant le projet par rapport à la planification initiale.
5 – La clôture et le bilan du projet :
Cette dernière phase consiste à s’assurer que l’ensemble des livrables ont été correctement réalisés et que les objectifs ont bien été atteints. Il est de rigueur dans cette dernière phase de prendre du temps pour faire un bilan post-projet afin de tirer les leçons sur le déroulement du projet dans le but de toujours s’améliorer de projets en projets.
Conclusion...
Pour conclure cette première introduction à ce qu’est la gestion de projet, je dirais que c’est une discipline qui fait partie intégrante de notre vie professionnelle et personnelle et que la maitrise de celle-ci est un atout majeur vers votre réussite et vers votre accomplissement.
